신종 코로나바이러스 감염증(코로나19) 장기화로 아파트 관리업무에도 비상이 걸렸다. 동대표들이 매월 모여서 입주자대표회의를 열고 경비·청소업체 선정, 공사업체 입찰 등 중요한 관리업무를 결정해야 하는데 대면 회의가 쉽지 않기 때문이다. 이에 아파트 주민 의사결정을 비대면 전자결재로 하고 입주민에게 투명하게 공개하는 한편, 재난정보까지 제공하는 온라인 플랫폼이 개발됐다.

서울시는가 아파트 관리업무의 투명성을 높이기 위해 전자결재 기반의 S-APT 플랫폼(https://s-apt.seoul.go.kr/)을 개발했다고 25일 밝혔다. 아파트 내 주민 의사결정을 비대면 전자결재로 하고 그 내용을 온라인으로 투명하게 공개하며, 재난상황 발생 시에는 즉시 정보제공까지 가능한 온라인 종합 플랫폼이다.

그동안 관리사무소에서 수기로 작성해 보관해온 종이문서를 100% 전자화하고, 아파트마다 천차만별이었던 문서 양식도 통일한다. 문서 생산부터 결재, 보관, 공개까지 플랫폼을 통해 이뤄진다. 구청에서 아파트로 공문 등을 보낼 때도 팩스나 등기 대신 전자문서를 이용하기 때문에 업무처리속도가 훨씬 빨라진다. 입주민은 PC나 스마트폰만 있으면 입주자대표 회의록 같은 문서를 간편하게 볼 수 있다.

서울시는 전자결재 기반 S-APT 플랫폼이 2013년부터 아파트 관리 비리 근절과 분쟁 예방을 위해 지속적으로 펼쳐온 ‘맑은 아파트 만들기’ 사업의 완결판으로, 아파트 관리업무의 투명성 확보에 획기적인 전기가 될 것으로 기대하고 있다.

서울시는 ‘맑은아파트 만들기’ 사업을 통해 관리비 공개, 층간소음 예방, 실태조사, 공동체 활성화사업 등을 추진해왔다. 아직도 종이문서에 의존하고 있는 아파트관리 업무에 대한 주민들의 불신과 갈등을 해소하기 위해 2017년부터 3년 간 시범사업을 통해 전자문서 제도화를 위한 기반을 마련했다. 지난해 2월에는 서울시 공동주택관리규약 준칙을 개정해 내년부터 의무관리대상 아파트 단지의 전자결재 시스템 사용을 의무화했다.

서울시는 이번에 구축한 플랫폼을 무료로 보급한다. 26일부터 총 250개 단지에 시범도입하고, 2021년부터는 의무관리대상 아파트 단지 2500개 전체를 대상으로 전재결재시스템 사용을 의무화한다. 시범도입 대상은 서초구 내 250개 단지로 전자결재시스템, 정보공개시스템, 문서유통시스템, 상황전파시스템까지 모든 기능을 운영하며 보완점을 집중적으로 점검할 계획이다. 앞서 시는 지난 3년 간 시범사업에 참여했던 9개 단지를 대상으로 8월부터 2가지 기능(전자결재시스템, 정보공개시스템)에 대한 서비스 제공을 시작했다.

‘S-APT’는 3S(Seoul(서울), Smart(스마트), Safety(안전))를 의미하며 4가지 핵심기능으로 구성된다. 입주민, 입주자대표회의, 관리주체가 사용하는 아파트 전용 전자결재 시스템와 전자문서 공개시스템, 지자체-아파트 단지 간 문서 수·발신을 위한 문서유통 시스템, 긴급재난상황의 신속한 전파와 안내방송을 위한 상황전파 시스템이다.

전자결재 시스템은 기능과 내용을 단순화하고 직관적으로 구성해 실제 사용자인 입주자대표회의, 관리주체가 거부감 없이 쉽고 편하게 사용할 수 있다. 아파트마다 천차만별이던 문서를 정리해 통일된 문서양식을 제공해 신속한 의사결정을 돕고 관리업무를 효율적으로 수행할 수 있도록 했다. 정보공개 시스템은 전자결재 시스템을 통해 이뤄진 의결사항을 입주민 누구나 PC나 스마트폰으로 확인할 수 있다. 관리비와 같은 의무공개 자료는 ‘서울시 공동주택 통합정보마당’과 연계해 서울시민 누구나 볼 수 있도록 했다. 특히 정보공개 시 2단계 심사를 거쳐 사전에 개인정보 누출을 사전에 막아 보안에 철저를 기했다.

문서유통 시스템은 지자체와 아파트간의 문서 수·발신 방식을 혁신적으로 탈바꿈했다. 현재 지자체와 아파트간의 문서 수·발신은 전통적 방식의 팩스나 우편등기에서 벗어나지 못하고 있어 업무처리에 많은 시간이 소요되고, 인력도 비효율 적으로 운영하고 있다. 전자문서 체계로 바뀌면 신속하고 정확한 업무처리로 효율성이 높아지는 것은 물론 관리비 절감 등의 효과까지 볼 수 있다.

재난상황 전파시스템은 태풍, 홍수, 미세먼지, 코로나19 등 각종 재난상황 발생 시 위험경보를 신속·정확하게 실시간으로 전파하는 기능이다. 시가 S-APT 플랫폼으로 안내 문자를 발송하면 아파트에서는 수신과 동시에 내부방송을 할 수 있도록 텍스트가 자동으로 음성으로 변환되도록 했다. 사용자의 편의성을 증대는 물론 빠르고 정확한 재난정보 제공해 시민의 안전을 지키고 시민 협조와 참여를 유도하기 위한 취지다.

서울시는 다음달 1일부터는 25개 자치구와 협조해 의무관리대상 약 2500단지를 대상으로 2차 참여 신청을 받아 서비스 확대에 속도를 낼 예정이다. 2021년부터는 서비스를 희망하는 소규모 아파트 단지 및 SH 임대아파트 등에도 확대해 제공할 예정이다.

서비스 조기 안착을 위해 지하철, 버스 등 다양한 매체를 활용해 생활밀착형 홍보를 실시한다. 또 서울시 4개 권역별 찾아가는 사업설명회, 사용자 교육 등도 추진해 시스템의 안정성을 확보하고 사전에 문제점을 발굴해 개선할 예정이다.

김성보 서울시 주택건축본부장은 “전자결재 기반 S-APT 플랫폼은 서울시가 지난 7년 간 펼쳐온 ‘맑은 아파트 만들기’ 실천 노력을 한 곳에 담은 비대면 아파트 종합 플랫폼이다. 이제 대한민국 아파트 관리의 혁신은 전자결재 기반 S-APT 플랫폼에서 시작될 것이다”며 “서울시는 시민 편의를 확대하기 위해 앞으로도 계속해서 시민들의 의견을 수렴하여 더 많은 서비스를 지속적으로 개발함으로써 스마트 아파트 실현에 최선의 노력을 다하겠다.”고 말했다.

김재중 선임기자 jjkim@kmib.co.kr

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